3. 遵循一致的格式
商业信函格式应该像内衣一样：基础但不引人注意。如果读者在思考您的格式，那么您可能做错了什么。
格式的关键是一致性。在整个文档中保持相同的字体、大小、间距和边距。如有疑问，请将所有文本左对齐，但您也可以考虑以下专业信件格式选项：
块：所有内容都左对齐，段落第一行没有额外的缩进。相反，段落之间会有额外的空格。为了避免出现过大的空白，您需要保持 1 英寸 - 1.5 英寸的段落间距 - 理想情况下为 1 英寸或 1.15 英寸。这是一个不容错过的标准选项。
修改后的块：块格式的变体，这种变体更具动态性。从块格式开始，但添加一点变化：将非段落元素（如标题、签名和签名）移至右边距。这是一个很小的差异，但更具视觉吸引力。
半块格式：与块格式一样，此格式中的所有内容都是左对齐的。不同之处在于新段落的首行缩进，通常为 0.5 英寸。由于这在视觉上区分了新段落，因此您应该删除段落之间的任何额外空格。将此格式保持在 1.5 英寸 - 2 英寸的段落间距，最好是两倍，以提高可读性。这是一个更正式的选择。
4. 有目的地写作
您将花费大部分时间在正文部分，这也是您真正阐明观 黎巴嫩电报数据库 点的地方。每一段都应该有助于您从一开始就确定的目的，每个单词都应该推进您的目标。
在撰写正文段落时，保持一致、专业的语气至关重要。保持第二人称——因为您是写信给个人，所以在需要提及他们时，请称呼他们为“您”。
不确定如何正确表达自己的语气？您可以随时尝试使用AI 文本生成器或聊天机器人来提供帮助：
将你的粗略想法转化为完整的信函主体
为您提供新的措辞选择
用不同的语气重新表述自己的话
添加幽默或其他个人风格
为您提供改进建议
5. 保持简短
这适用于段落和整封信。没有人愿意仔细阅读大段文字来了解他们知道具有可操作意图的信件要点。
这里没有硬性规定——这实际上更多的是一种感觉。但通常尽量将段落限制在四到六行。如果可能的话，将整封信放在一页纸的一侧。