商业信息应该简短、清晰。只有这样，通信才会有效。否则，它就只是一组毫无意义的文本。
对方将不得不多次重读您的信息才能了解其主旨。让他摆脱这种需要，并制定专门写作的规则。为此，在发送消息之前，先问自己：“我为什么要写这条消息？我想要达到什么结果？需要传达的主要思想是什么？
确保使用清晰、简单的语言来表达。如果消息很长，请在一开始就指出关键主题。例如：“我建议总结本季度我们共同工作的成果，并制定下个季度的计划。”
具体词汇
在信函中，员工经常使用大量 伯利兹电话数据 的行话、复杂术语、缩写和首字母缩略词。如果可能的话，应该避免所有这些情况，除非您完全确定接收者也会说这种“专业”语言。
如果无法完全删除特定词汇，请使用抄本制作脚注或在应用程序中创建词典。否则，收件人将必须真正理解您信息的含义。
这里还值得一提的是适当的风格。过于熟悉的交流和以个人通信精神撰写信息是不可接受的。比较一下这两句话：
“我们下午 4 点半在 23 号房间见面。您需要带上您的文件并准备在那里待到关门时间。”
“同事们，我建议我们开会讨论当前项目的细节。会议将于今天16：30在我公司总部23室举行。请携带与该项目相关的所有文件。由于议题较多，会议可能持续到晚上8点。”
第二种选择更具信息量且更为正式。
推迟答复
以前面对面解决需要半小时的问题，可以通过通信讨论一整天。原因之一是一方或双方对话者的回答很长。
推迟答复
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想象一下，你向一位同事问一个问题，他却消失了半天。说实话，这种情况令人不快。尽量不要这样做。如果可能的话，请尽快回复商务信函。如果流量很大，请突出显示那些重要的业务流程所依赖的消息，并立即向它们发送响应。
文本画布
如果信息包含大量文字，且段落很长或者根本没有段落，对话者将很难了解其本质。现代人无法感知这样的文本，因此观察其中的差别很重要。
坚持规则：一个段落——一个想法。这样，即使是很长的消息也将可读。
语法和拼写错误
写得不好的商业文本会降低信任度。通常办公室电脑有检查拼写正确性的程序，但最好自己重读文本。
如果有必要，请使用语法、拼写和在线词典。如果突然有对话者向你指出错误，不要放在心上。把俄语的相应规则再重复一遍，记住以备将来之用。